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Como emitir Nota Fiscal eletrônica? Veja o passo a passo!

12/11/2019

como emitir nota fiscal eletronica

Para emitir nota fiscal, um vendedor precisa:

  1. Ter um CNPJ
  2. Obter um certificado digital
  3. Fazer um cadastro na Secretaria da Fazenda do seu estado
  4. Escolher um emissor de notas fiscais

 Como emitir nota fiscal é uma dúvida que muitos empreendedores possuem e apesar de parecer um processo complicado e burocrático, é uma prática que pode ser o diferencial que irá elevar sua empresa para um novo nível.

Vale a pena emitir Nota Fiscal?

Existe um grande tabu no mundo de vendas online: grande parte dos vendedores (pequenos e grandes) não emite nota fiscal das suas vendas. Os principais motivos disso são:

1. Os impostos – o vendedor acredita que o custo de taxas e impostos vai acabar com a sua margem de lucro

2. A burocracia – O vendedor acredita que abrir uma empresa e manter sua contabilidade em dia é muito complicado.

Essas são dúvidas muito justas já que o Brasil domina os rankings de países com mais imposto e burocracia. Porém, vale lembrar que existem inúmeros casos de sucesso de empresas de e-commerce no Brasil que começaram em pequenas garagens e acabaram se tornando grandes cases de empreendedorismo.

Todas essas empresas têm uma coisa em comum: Em algum momento elas tiveram que emitir nota fiscal. Esse processo é importante, não só por uma questão de legalização (o que é um ponto fundamental), mas também porque ele dá escalabilidade segura para o seu negócio. Confira alguns dos benefícios de emitir nota fiscal:

1. Estabilidade legal – Vender mercadorias sem emitir nota fiscal é um crime tributário. Isso quer dizer que, caso seja pego pela Receita Federal, um vendedor pode ser penalizado a pagar multas ou até ter todo o seu estoque apreendido.

2. Aumenta sua credibilidade – O consumidor entende a nota fiscal como uma garantia do profissionalismo do vendedor e da procedência do produto. Emitir esse documento, é mais uma ferramenta que pode ajudar no momento da venda.

3. Facilita a sua logística – Emitir nota fiscal é uma ótima maneira de manter controle sobre a sua operação, uma vez que esses documentos informam todos o gastos e ganhos de uma loja. Além disso, a NF pode ser obrigatória em outros processos, como o envio de produtos pelos correios e aquisição de fornecedores. 

4. Aumentar suas vendas – Quando um vendedor tem operação que emite NF, ele passa a ter acesso a diversos canais de venda, o que pode aumentar consideravelmente o seu faturamento. Segundo pesquisas com a nossa base de usuários, um único marketplace pode aumentar de 5% a 15% nos três primeiros meses de venda!

5. Tem acesso a benefícios – Emitindo nota fiscal, um vendedor tem acesso a linhas de crédito bancário e pode vender produtos para o Governo Federal!

É possível concluir então que, apesar do vendedor precisar lidar com alguns impostos sobre as suas vendas, existem diversos outros fatores que compensam essa perda, já que a NF permite uma escalabilidade de vendas.

Mas e a burocracia? Todo mundo sabe que abrir uma empresa no Brasil é correr atrás de dor de cabeça, certo? Depende. Quanto menor a sua operação, mais fácil é criar uma empresa para ela. O cadastro como MEI por exemplo, pode ser feito inteiramente pela internet, e para empresas maiores, já existem serviços que ajudam o empreendedor nesse momento complicado.

Para saber mais sobre, acompanhe o processo:

Passo a passo para emitir Nota fiscal

Essencialmente, a nota fiscal é um documento que comprova que um determinado bem foi transferido entre duas partes. Então, essa nota precisa das informações de quem está vendendo o produto e quem está comprando. Além disso, cada transação tem um número específico que é computada pelo estado.

Para que a nota fiscal possa ser emitida de forma oficial, é preciso seguir alguns fatores:

  1. Ter um número de CNPJ
  2. Ter um Certificado Digital
  3. Ser cadastrado na secretaria da fazenda do seu estado
  4. Ter uma ferramenta de emissão para Nota Fiscal

1. Tenha CNPJ

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica é uma série de números ligado a cada empresa no Brasil. Por meio desse número, a empresa é reconhecida publicamente, sendo atrelada a fatores como:

  • Data de abertura;
  • Nome da empresa;
  • Título ou nome fantasia – se tiver;
  • Código e descrição da atividade econômica principal – o CNAE;
  • Código e descrição das atividades econômicas secundárias – se tiver;
  • Código e descrição da natureza jurídica;
  • Endereço;

Para ter um número de CNPJ então, é preciso que o vendedor abra uma empresa. Para fazer isso, primeiramente é preciso escolher o tipo de empresa conforme algumas variações:

  • O número de sócios, 
  • O tipo de distribuição da empresa entre eles
  • Como funciona a divisão do capital
  • Qual a função de cada sócio
  • O faturamento da sua empresa

Com esses fatores em mente, o empreendedor precisa escolher dois aspectos da sua empresa, que são tamanho e tipo.

TAMANHO DA EMPRESA

O tamanho da sua empresa varia basicamente conforme o seu faturamento anual bruto e o número de funcionários. Esse é um fator importante, uma vez que o regime de imposto será cobrado a partir desse fator.

Microempreendedor Individual (MEI)

Receita bruta anual de até R$ 81 mil e no máximo 1  empregado com salário mínimo ou piso salarial da categoria.

Microempresa (ME)

Receita bruta anual igual ou inferior a R$ 360 mil até 9 empregados para comércio e serviços.

Empresa de Pequeno Porte (EPP)

Receita bruta anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões. de 10 a 49 empregados no caso de comércio e serviços.

TIPO DA EMPRESA

O tipo da sua empresa na verdade é a sua natureza jurídica, e é aqui que entram fatores como número de sócios e divisão da empresa.

Microempresário Individual (MEI)

Um dos tipos de empresa mais populares no Brasil, o MEI foi criado pensando especificamente em trabalhadores que estavam na informalidade, por issso ele se destaca pelos seguintes benefícios:

  • Facilidade de ser aberto
  • Taxa mensal única (DAS) que atualmente é de R$ 55,90
  • Isenção de qualquer outro imposto
  • Não obrigatoriedade de emitir Nota Fiscal

Porém, existem algumas limitações desse modelo, que é voltado especificamente para microempresas:, 

  • o Limite de faturamento anual de R$ 81.000,00 (ou a média desse valor nos meses que faltam no ano)
  • O microempreendedor não pode ter nenhum benefício previdenciário, correndo o risco de perder esse benefício caso seja MEI
  • Servidores públicos devem verificar se sua legislação permite MEI
  • Um MEI não pode ser titular ou sócio de nenhuma outra empresa.

Cumprindo esses requisitos, qualquer pessoa pode abrir um cadastro como MEI de forma completamente digital, seguindo o passo a passo no portal oficial.

Empresário Individual (EI)

Comumente utilizada por profissionais terceirizados, esse tipo de empresa não pode ter sócios, apenas o proprietário que terá o seu nome atrelado à empresa.

Além disso, os seus bens pessoais e os bens da empresa não são separados, o que quer dizer que o seu patrimônio pode ser confiscado para pagar dívidas abertas pela empresa.

Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI)

Esse tipo de empresa também conta com somente um proprietário, que não pode estar associado a nenhuma outra empresa.

Mas diferente do EI, ela exige um investimento mínimo de 100 salários mínimos como garantia, já que o seus bens pessoais e o da empresa são separados. 

Sociedade Limitada (LTDA.)

Um dos tipos de empresa mais comuns no Brasil, já que ela permite a presença de dois ou mais sócios e separa os bens pessoais dos bens da empresa.

Nesse formato, a responsabilidade de cada sócio é compatível com o capital investido por ele na empresa, definido previamente por meio de um contrato social.

Sociedade Anônima (SA)

No caso de empresas SA, a divisão ocorre por meio de ações entre os sócios, podendo ser no formato de capital aberto ou fechado.

Com o capital aberto, as ações são negociadas na bolsa de valores e no caso do capital fechado ela pode ser dividida entre sócios e convidados.

Processo de abertura

A partir do momento que você entende como será a sua empresa, ainda faltam alguns aspectos burocráticos para abrí-la. O regime tributário e o CNAE da sua empresa irão definir como o imposto sobre as suas vendas será calculado e, nesse caso, não tem muita escapatória, você irá precisar contratar um contador.

Mas calma! Já existem serviços que podem realizar esse processo por você! Como é o caso da contabilizei, uma startup focada justamente em simplificar esses processos para você com planos que começam a partir de R$ 89,00.

2. Obtenha um certificado digital

O que impede uma pessoa de emitir uma nota fiscal no nome de outra empresa? É preciso comprovar de alguma forma quem é o emissor da nota fiscal, certo? É para isso que existe o certificado digital.

O certificado digital funciona como um token único para cada usuário, como uma assinatura. No caso de vendedores online, o certificado ideal é o tipo A1, que permite o upload do certificado em plataformas de emissão de NF.

Para conseguir essa certificação, é necessário:

  • Realizar um cadastro em uma das autoridades certificadoras homologadas pelo Ministério da Economia 
  • Após essa solicitação, será necessário apresentar presencialmente documentos necessários para retirar a certificação 
  • Após seguir esses passos, a autoridade certificadora irá configurar o seu certificado digital

Lembrando que esse processo também poderá ser facilitado por meio de serviços de contabilidade online!

3. Faça um cadastro na Secretaria da Fazenda do seu estado

Como falamos anteriormente, ao criar um CNPJ, o vendedor está, na prática, cadastrando sua empresa em um nível federal. Porém, é preciso que a sua empresa também esteja cadastrada em uma base de dados do seu estado.

Para realizar o cadastro, você precisa acessar o site do seu estado na aba SEFAZ (Secretaria da Fazenda), realizar a sua inscrição online ou buscar onde esse cadastro pode ser feito presencialmente na sua cidade.

Quando você possuir esse cadastro, você já pode começar a testar a emissão de notas por meio de uma ferramenta de emissão de notas.

4. Escolha um emissor de notas fiscais

Você já deve saber mais ou menos como funcionava o processo de emissão de uma Nota Fiscal comum. Quando você fazia compras no mercado, por exemplo:

O caixa lia o código de barras dos seus produtos, você fazia o pagamento e eram emitidas duas vias de uma nota fiscal, uma ficava com você e a outra com o mercado. A sua via provavelmente iria parar no lixo, mas o mercado enviava a nota fiscal dele para um contador, que faria um registro fiscal e contábil da venda.

Nesse processo de venda existem alguns pontos-chave: 

  1. Quem vende o produto precisa emitir uma nota fiscal
  2. O comprador precisa receber uma lista com o que ele comprou
  3. Os dados dessa venda precisam ser registrados fiscalmente

Com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) tudo isso também acontece, mas não da mesma maneira. 

1 – Como estamos falando de um ambiente digital, não existe necessidade de imprimir duas vias de um documento, basta criar um arquivo que pode ser compartilhado entre o comprador, vendedor e Receita Federal. 

O nome desse tipo de arquivo/documento é XML. O XML é basicamente a nota fiscal em formato digital. Para cada venda realizada, um novo arquivo XML será criado. Esse arquivo vem em formato de texto com um código com todas as informações necessárias, que pode ser lido pelo governo.

2 – Mas, se esse arquivo vem em formato de código, como o comprador vai ver o que ele comprou? É para isso que existe outro arquivo o Documento Auxiliar da NF-e (DANFE). É nesse arquivo de PDF que constarão os produtos comprados, além de outras informações do vendedor e do comprador. 

Quando uma venda é realizada digitalmente então, o vendedor precisa enviar tanto o XML quanto o DANFE por e-mail, além de indexar o arquivo impresso na caixa de envio.

3 – Ao emitir o arquivo XML, já é preciso acessar o sistema da Receita Federal de qualquer maneira, então essa informação fica registrada para prestação de contas.

Para realizar todo esse processo, o que você precisa é de uma ferramenta para emissão de nota fiscal. Apesar de alguns estados oferecerem uma opção gratuita, o ideal é que você busque uma empresa para fazer isso, já que ela vai oferecer muito mais praticidade para a sua operação, com possibilidades de integração e outras ferramentas.

O bom exemplo de emissor de nota fiscal, é o Tiny ERP, um dos parceiros do Ideris que, além de oferecer opções de faturamento, conta também com opções de gerenciamento financeiro, de compras e de produtos. As mensalidades começam em apenas R$ 50,00 e, com esse link especial, você consegue 30 dias grátis mais 3 meses com 50% de desconto!

Quanto custa emitir nota fiscal?

Para começar a emitir nota fiscal, o vendedor precisa

  • fazer um investimento inicial para os processos burocráticos
  • considerar os descontos de impostos em cada venda.

O custo de abrir uma empresa varia conforme o estado e o tipo, mas geralmente fica entre R$ 1.500,00 e R$ 2.000,00

O valor do imposto por venda varia principalmente conforme o seu faturamento anual e o tipo de regime que você será incluso. De forma geral, é seguro dizer que um vendedor que tem um faturamento anual bruto de até R$ 180.000,00 vai pagar 4% de imposto sobre esse valor, segundo a tabela do regime simples nacional, ou seja, um total de R$ 7.200,00 por ano.

Estimando de forma genérica, um vendedor com um faturamento mensal de R$ 15.000,00 vai deduzir desse valor cerca de R$ 600,00 mais o gasto da mensalidade do faturador de nota fiscal.

Lembrando que o ideal é contar com algum serviço de contabilidade, uma vez que cada negócio tem as suas particularidades que podem fazer esse valor variar. 

Conclusão

Começar a emitir notas fiscais não é um processo fácil, mas definitivamente é necessário para qualquer vendedor que queira levar seu negócio a sério. Vamos relembrar as questões abordadas anteriormente: 

1 – Os impostos – o vendedor acredita que o custo de taxas e impostos vai acabar com a sua margem de lucro

É fato, existem alguns custos envolvidos em emitir nota fiscal nas suas vendas, mas a verdade é que vender sempre vai envolver alguns custos, seja a porcentagem dos marketplaces ou de contratação de funcionários ou um imposto sobre vendas. Além disso, emitir nota fiscal abre diversos canais de venda que compensam e superam esses custos.

2 – A burocracia – O vendedor acredita que abrir uma empresa e manter sua contabilidade em dia é muito complicado.

O mercado do e-commerce só tende a crescer no Brasil e se sua operação vai bem, eventualmente você vai precisar se formalizar. Então, apesar de ser um processo que pode demorar um certo tempo e que conta com várias etapas, eventualmente ele será necessário para todo e-commerce que deseja crescer.

Vale relembrar que além dessas questões, existem diversos benefícios ligados ao processo de regularização da sua operação, como: a possibilidade de contratação de funcionários, acesso a linhas de crédito,  estabilidade jurídica, e principalmente o aumento das suas vendas por meio de marketplaces. 

Escrito por Vitor Pellanda

12/11/2019

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Escrito por Vitor Pellanda

12/11/2019

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