Expedição logística: como reduzir erros no envio de pedidos

Escrito por Keila Boganika

30/08/2022

A expedição logística é a etapa que acontece no e-commerce entre o cliente realizar uma compra e recebê-la no endereço de entrega, ou seja, é o processo importantíssimo de separação e envio de pedidos. 

Segundo pesquisa do E-commerce Brasil, 72% dos vendedores entrevistados afirmam que a logística é o ponto mais importante a ser trabalhado nas sua operações.

E não é de hoje que a maioria dos profissionais que trabalham com loja virtual ou marketplaces podem confirmar que a área de expedição logística é uma das mais importantes e que requer atenção, pois falhas nessa etapa podem gerar:

  • Prejuízos financeiros para a empresa na perda ou troca de pedidos;
  • Impacto negativo na experiência do cliente;
  • Manchas na reputação da marca.

Inclusive, erros e atrasos no despacho de pedidos podem reduzir a pontuação das empresas nos marketplaces e, consequentemente, fazer seus anúncios perderem o ranqueamento nas buscas e reduzir a quantidade de vendas. 

Por essas razões, é imprescindível que toda a operação de vendas online tenha uma expedição logística extremamente organizada e utilize os recursos necessários para evitar falhas e atrasos. 

Com isso, a pergunta que surge é: como estruturar bons processos de separação e envio de pedidos e evitar erros?

Como organizar as etapas de expedição logística?

As etapas de expedição logística na separação e envio de pedidos feitos em e-commerce ou marketplaces podem ser organizadas de diferentes formas, sempre de acordo com as necessidades de cada empresa e sua equipe. Porém, uma ordem que é muito utilizada em empresas de médio à grande porte é a seguinte.

  1. Faturamento de pedidos e emissão de nota fiscal.
  2. Ações específicas dos canais de venda, algo que pode ser necessário em operações de marketplaces, como acionar o sistema de frete daquele marketplace ou enviar a NFe para algum meio específico.
  3. Picking List, ou seja, a separação dos pedidos que serão enviados naquele dia ou período. O “picking list” é quando o seller pode criar uma lista por pedido ou produto para facilitar a separação dos itens.
  4. “Mão na massa” na separação: separar os itens e pedidos do estoque físico para serem conferidos e embalados.
  5. Após a separação vem a etapa mais importante: a de checagem para garantir que os produtos separados estão corretos. Operações menores possuem pessoas que conferem, mas isso pode facilmente gerar erros. O ideal é utilizar um leitor de código de barras para bipar o código dos produtos e sinalizar se está correto com a NFe.
  6. Então, vem a etapa de embalar os pedidos que pode ser feita de diversas maneiras para impactar positivamente os clientes com o famoso unboxing experience. 
  7. Emissão de etiquetas, declaração de conteúdo e outros documentos também podem ser feitos na reta final.
  8. Depois, basta entregar para a transportadora e efetuar algum passo extra, caso a sua transportadora solicite uma atividade diferente.

5 Maneiras de evitar erros na separação e envio de pedidos

É muito importante mapear as ações necessárias e estruturar processos para que tudo seja feito priorizando a agilidade e eficácia na expedição, pois na maioria das vezes o prazo para envio é curto e tudo deve ser preparado com excelência para evitar erros – e é isso que vamos conversar agora, sobre algumas estratégias para evitar falhas na expedição logística! 😉

Faça o famoso e essencial picking list

O picking é a atividade de separação de envios, ação que deve ser feita com muita atenção.. Infelizmente, é nessa etapa que falhas podem acontecer: itens incorretos, quantidades que não estão de acordo com o estoque, esquecimento, etc. Para evitar erros como esses, muitas empresas utilizam o picking list. 

O que é picking list?

Picking list é uma lista dos produtos ou pedidos que devem ser separados do estoque. Essa lista ajuda a reduzir os erros na separação, além de agilizar e organizar essa etapa. Se a sua operação utiliza um Hub de Integração, confira se o Hub possui a função de gerar o picking list dos pedidos faturados.

Utilize um leitor de código de barras para check-out

O leitor de código de barras facilita muito a conferência dos produtos de acordo com os pedidos, pois basta “ler” o código EAN dos itens, sem que seja necessário uma conferência longa por parte da equipe. 

Para as empresas que utilizam o Ideris como Integrador de Marketplace, na plataforma há o Sistema de Expedição Completa que permite executar e monitorar todas as etapas da separação e checagem de pedidos. Na aba “preparando para envio” é possível utilizar o leitor de código de barras para checar se os itens separados estão corretos.

Na falta de um leitor de código de barras, a equipe pode inserir o SKU do produto manualmente para fazer a checagem.

Tela da Expedição Completa do Ideris.
Tela da Expedição Completa do Ideris.

Escute as necessidades da sua equipe e faça treinamentos constantes

É sempre importante escutar a equipe que realiza as etapas de expedição para identificar dificuldades na operação que devem ser solucionadas. Afinal, quem está no dia a dia da separação de pedidos pode indicar as dificuldades e o que pode ser melhorado.

Além disso, é essencial realizar treinamentos com frequência para tirar dúvidas, ensinar o uso do sistema, proporcionar melhorias nas estratégias utilizadas para garantir que todos os profissionais envolvidos na expedição estejam alinhados com a operação.

Use a tecnologia à favor da sua operação

É importante lembrar que o propósito da tecnologia é facilitar o trabalho que pode ser automatizado e agilizado. Dessa forma, os profissionais podem focar em outras atividades mais importantes. 

Quando falamos de “tecnologia na logística” não queremos dizer que você deve começar a usar robôs super avançados para separar os pedidos (mas se a sua operação permite esse tipo de ferramenta, que ótimo!), mas nos referimos à ferramentas simples que são praticamente “obrigatórias” para facilitar as operações, como impressora ZPL para imprimir massivamente as etiquetas de envio, leitores de código de barras e o picking list que citamos anteriormente.

Utilize um bom integrador de estoque

Infelizmente, algumas falhas na expedição podem ser originadas em erros no estoque: pedido com itens que não constam no estoque físico, códigos e nomes de produtos cadastrados incorretamente, entre outras situações. 

É fundamental ter um bom controle de estoque integrado em todos os canais de venda. Para isso, você pode utilizar um ERP ou um Hub de Integração. Além de controlar e integrar estoque, o Hub possui diversas outras funções que aperfeiçoam a operação da expedição, cadastro de produtos, anúncios, entre muitas outras funções.

Solicite uma demonstração e descubra o que o melhor Hub de Integração do mercado pode fazer pela sua operação.

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